Decentrale raad

Kwaliteitsafspraken − decentrale medezeggenschap

Welke rechten heb je als decentrale medezeggenschap ten aanzien van de kwaliteitsafspraken? Dat hangt af van de keuze van de instelling om de kwaliteitsafspraken centraal of decentraal te regelen. In beide scenario's heb je een belangrijke rol en moet je op verschillende dingen letten.

• Centraal, decentraal of allebei?
• Rechten van de decentrale raad
• Aandachtspunten bij centrale instemmingsbevoegdheid
• Aandachtspunten bij decentrale of gedeelde instemmingsbevoegdheid
• Vijf tips

Vind je niet wat je zoekt? Neem contact met ons op!

Centraal, decentraal of allebei?

Het instellingsbestuur stelt kwaliteitsafspraken op in samenwerking met de medezeggenschap. Het bestuur mag de plannen volgens het sectorakkoord (HBO-WO) maken op centraal niveau (instellingsniveau) of op decentraal niveau (faculteits-, domein-, academie- of opleidingsniveau). Veel instellingen kozen voor een combinatie van beide. Wel is afgesproken dat het instemmingsrecht^{i H9-H10} ligt bij het medezeggenschapsorgaan op het niveau waar ook het geld van de kwaliteitsafspraken wordt verdeeld.

Veel instellingen kozen voor een grote decentrale invloed op de besteding. De decentrale medezeggenschap heeft dus een belangrijke rol. Maar ook als de instemming wél op centraal niveau ligt, is decentrale betrokkenheid van groot belang. Het doel van de kwaliteitsafspraken is namelijk om het onderwijs voor de student te verbeteren. De decentrale medezeggenschap heeft vaak een goed beeld van de lokale onderwijskwaliteit en dus ook van de uitwerking van de kwaliteitsafspraken.

De decentrale medezeggenschap heeft dus altijd een belangrijke rol in het proces van de kwaliteitsafspraken. Zo mag de medezeggenschap altijd informatie^{i H9-H10} opvragen over de uitvoering van de kwaliteitsafspraken op decentraal niveau. Het bestuur of de decaan is verplicht om de gevraagde informatie te geven, of aan te tonen dat de raad de informatie niet nodig heeft. Dit recht kun je bijvoorbeeld gebruiken om meer duidelijkheid te krijgen over hoe de kwaliteitsgelden precies worden besteed. Dat is vooral belangrijk als de instemming op decentraal niveau is belegd. Daarnaast kan de decentrale medezeggenschap altijd gevraagd en ongevraagd advies^{i H9-H10} geven aan het bestuur.

Weet je niet zeker of de kwaliteitsafspraken centraal of decentraal belegd zijn op jouw instelling? Vraag dit dan na bij het bestuur of een beleidsmedewerker.

Recht op facilitering

De decentrale medezeggenschap moet gefaciliteerd worden om een weloverwogen mening te kunnen vormen. Dit kan bijvoorbeeld door trainingen, overleg met de centrale medezeggenschap of inwerkperioden. Hoe meer kennis de medezeggenschap heeft, hoe sterker haar positie. Vanwege het instemmingsrecht is het voor het bestuur van belang om de medezeggenschap voldoende te informeren voorafgaand aan belangrijke momenten in het proces. Is er onvoldoende informatie, dan mag de medezeggenschap altijd beroep doen op hun informatierecht. Daarnaast kan de decentrale medezeggenschap altijd gevraagd en ongevraagd advies geven aan het bestuur^{i H9-H10}.

De decentrale medezeggenschap heeft instemmingsrecht op de hoofdlijnen van de begroting. De kwaliteitsafspraken zijn onderdeel hiervan. Let erop dat het bestuur voor kwaliteitsafspraken het bedrag reserveert dat overeenkomt met de afspraken uit het plan.

Mochten zich problemen voordoen bij de afspraken, monitoring of proces van de kwaliteitsafspraken, meld dit dan bij de centrale medezeggenschap. Zij is gesprekspartner van het instellingsbestuur, dat eindverantwoordelijk is voor het kwaliteitsproces op de hele instelling.

Aandachtspunten bij centrale instemmingsbevoegdheid

Als de instemming van de kwaliteitsafspraken op centraal niveau is belegd, ben je als decentrale medezeggenschap een belangrijke kennisbron voor de centrale medezeggenschap. Jullie monitoren en evalueren het proces en de inhoud van de kwaliteitsafspraken.

Blijf in contact met de centrale medezeggenschap over de uitwerking van de plannen, zodat het resultaat voor de individuele student zichtbaar blijft. Zien jullie geen vooruitgang in de vooropgestelde plannen, meld dat dan bij de centrale medezeggenschap. Die kan dan weer het gesprek aangaan met het instellingsbestuur.

De centrale medezeggenschap heeft het recht om jaarlijks een apart hoofdstuk in het jaarverslag te schrijven over het proces en de voortgang van de kwaliteitsafspraken. De decentrale medezeggenschap kan daarvoor proactief input geven. Als de plannen van de kwaliteitsafspraken decentraal zijn uitgewerkt, is het ook verplicht om over de betrokkenheid van de decentrale medezeggenschap te rapporteren.

In dit document worden er vanuit het ministerie richtlijnen gegeven waarover er gerapporteerd dient te worden.

Aandachtspunten bij decentrale instemmingsbevoegdheid

Als de decentrale medezeggenschap (gedeeltelijk) instemmingsrecht heeft op de kwaliteitsafspraken, heeft ze het zwaarste recht dat een medezeggenschapsorgaan kan hebben. Als het bestuur bewust of onbewust afwijkt van de plannen, moet het de medezeggenschap erbij betrekken. Als er discrepanties ontstaan, mag de medezeggenschap het bestuur erop aanspreken.

Vijf tips (1) Gebruik de kennis van je voorgangers. Zij kunnen je vaak veel vertellen over wat er in eerdere jaren is gebeurd op het gebied van de kwaliteitsafspraken. Zorg ook dat jouw medezeggenschapsorgaan voldoende rapporteert voor jouw eigen opvolgers. (2) Het bedrag van de studievoorschotmiddelen loopt jaarlijks op. De precieze bedragen per jaar zijn bij jouw instelling bekend en staan bijvoorbeeld in de hoofdlijnen van de begroting. Neem ze op in de meerjarenbegroting van het procesplan. Dat kan erg handig zijn voor de overdracht en geeft duidelijkheid over het bedrag waarmee jullie instemmen. (3) Schroom niet om je bestuur ongevraagd advies te geven over de kwaliteitsafspraken. Dit is na het instemmingsrecht het krachtigste middel dat je kunt inzetten. (4) Zowel voor het adviesrecht als het informatierecht geldt dat het bestuur verplicht is om te reageren, en om te beargumenteren waarom ze een advies van de centrale medezeggenschap niet opvolgt of gevraagde informatie niet verschaft. Houd het bestuur dus aan deze verplichtingen. (5) De instemming met de hoofdlijnen van de begroting, maar ook andere momenten van instemming, moet de medezeggenschap goed kunnen voorbereiden. De medezeggenschap moet tijdig en voldoende informatie ontvangen om een weloverwogen besluit te kunnen nemen. Mochten er in de financiën of implementatie van de kwaliteitsafspraken discrepanties ontstaan, dan moet de medezeggenschap dat weten en een verklaring krijgen. Zorg er daarom voor dat je weet wat ‘tijdig’ op jouw instelling betekent. Meestal staat dat in het decentrale reglement.