Centrale raad

Kwaliteitsafspraken − centrale medezeggenschap

Welke rechten heb je als centrale medezeggenschap ten aanzien van de kwaliteitsafspraken? Dat hangt af van de keuze van jouw instelling om de kwaliteitsafspraken centraal of decentraal te regelen. Maar ook als jouw instelling de afspraken decentraal regelt, heb je een belangrijke rol.

• Centraal, decentraal of allebei?
• Rechten van de centrale raad
• Aandachtspunten bij centrale instemmingsbevoegdheid
• Aandachtspunten bij decentrale of gedeelde instemmingsbevoegdheid
• Vijf tips

Vind je niet wat je zoekt? Neem contact met ons op!

Centraal, decentraal of allebei?

Het instellingsbestuur stelt kwaliteitsafspraken op in samenwerking met de medezeggenschap. Het bestuur mag de plannen volgens het sectorakkoord (HBO-WO) maken op centraal niveau (instellingsniveau) of op decentraal niveau (faculteits-, domein-, academie- of opleidingsniveau). Veel instellingen kozen voor een combinatie van beide. Wel is afgesproken dat het instemmingsrecht^{i H9-H10} ligt bij de medezeggenschap op het niveau waar ook het geld van de kwaliteitsafspraken wordt verdeeld. Probeer altijd te voorkomen dat er dubbele instemming moet komen: instemmingsrecht op meerdere niveaus is te omslachtig. Bestuur en medezeggenschap zorgen in ieder geval samen voor een brede betrokkenheid van de gemeenschap, zowel studenten, medewerkers als andere stakeholders.

Weet je niet zeker of de kwaliteitsafspraken centraal of decentraal zijn uitgewerkt op jouw instelling? Vraag het na bij het bestuur of een beleidsmedewerker.

Recht op facilitering

In het sectorakkoord staat ook dat het instellingsbestuur de centrale medezeggenschap − ook bij decentrale uitwerking − moet faciliteren om haar taken te kunnen voldoen wat betreft de kwaliteitsafspraken. Voor grote hogescholen en universiteiten geldt dat de raadsleden minimaal 8 uur per week aan hun taken moeten kunnen besteden. Voor kleine hogescholen en universiteiten is dat 4 uur per week. Daarnaast heeft de medezeggenschap altijd recht op informatie, trainingsbudget en het geven van gevraagd en ongevraagd advies^{i H9-H10}.

Recht op rapporteren in het jaarverslag

De centrale medezeggenschap heeft het recht om in een apart hoofdstuk van het jaarverslag te rapporteren over het proces en de inhoud van de kwaliteitsplannen. Daarvoor is het belangrijk dat ze kennis over het proces ophaalt uit de hele organisatie. Duidelijke communicatie met de decentrale medezeggenschap is daarvoor onmisbaar.

In dit document worden er vanuit het ministerie richtlijnen gegeven waarover er gerapporteerd dient te worden.

Specificatie van de begroting

De studievoorschotmiddelen zijn onderdeel van de hoofdlijnen van de begroting, waarop de medezeggenschap instemmingsrecht heeft. De kwaliteitsafspraken zijn onderdeel van de hoofdlijnen van de begroting en waar mogelijk uitgesplitst. Je mag altijd vragen (informatierecht) naar de precieze bestemming van deze uitgaven. Bij een centrale instemmingsbevoegdheid is deze specificatie belangrijker dan bij een decentrale instemmingsbevoegdheid, aangezien het instellingsbestuur bij decentrale bevoegdheid minder invloed heeft op de besteding van de studievoorschotmiddelen. Toch blijft het belangrijk om de beleidsafspraken te blijven koppelen aan het bedrag dat beschikbaar is gesteld voor de implementatie van deze afspraken. Zo voorkom je een verschil tussen het beschikbare budget en de uitvoering van de maatregelen.

Aandachtspunten bij centrale instemmingsbevoegdheid

Voor zover het instellingsbestuur kiest voor een centrale uitwerking van de besteding van de studievoorschotmiddelen, ligt de instemming bij de centrale medezeggenschap. Zij is dan ook het eerste aanspreekpunt voor het NVAO-panel dat de instelling komt bezoeken om de plannen te toetsen, eventuele gesprekken met de minister en bij wijzigingen van de plannen.

Bij een centrale instemmingsbevoegdheid is het soms lastig om een compleet beeld van de voortgang uit de hele instelling te houden. Het is daarvoor belangrijk om een sterke link te hebben met andere lagen van de medezeggenschap, die wellicht een beter beeld hebben van de voortgang op facultair- of opleidingsniveau. Hun input is erg waardevol.

Aandachtspunten bij decentrale of gedeelde instemmings-bevoegdheid

Ook wanneer er een combinatie is van centrale en decentrale invloed − of wanneer de instemmingsbevoegdheid helemaal is overgedragen naar decentraal niveau − heeft de centrale medezeggenschap een belangrijke rol bij de kwaliteitsafspraken. De decentrale medezeggenschap heeft meestal minder uren beschikbaar, waardoor de inhoudelijke kennis (over bijvoorbeeld de kwaliteitsafspraken) sterk kan verschillen. Daarnaast heeft de decentrale medezeggenschap meestal een minder groot netwerk dat ze kan inzetten of raadplegen bij problemen.

Voor de centrale medezeggenschap is het daarom belangrijk om op de hoogte te zijn van het proces op decentraal niveau. De centrale medezeggenschap kan een grote kennisbron zijn voor leden van de decentrale medezeggenschap. Wanneer er grote zorgen zijn over (een deel van het) decentrale proces kan het wenselijk zijn om dit op centraal niveau bespreekbaar te maken. Het instellingsbestuur blijft namelijk eindverantwoordelijk voor het uitvoeren van deze kwaliteitsafspraken.

Vijf tips (1) Gebruik de kennis van je voorgangers. Zij kunnen je vaak veel vertellen over wat er in eerdere jaren is gebeurd op het gebied van de kwaliteitsafspraken. Zorg ook dat jouw medezeggenschapsorgaan voldoende rapporteert voor jouw eigen opvolgers. (2) Het bedrag van de studievoorschotmiddelen loopt jaarlijks op. De precieze bedragen per jaar zijn bij jouw instelling bekend. Archiveer deze bedragen, bijvoorbeeld uit de hoofdlijnen van de begroting of uit de meerjarenbegroting van het procesplan. Dat kan erg handig zijn voor de overdracht en geeft duidelijkheid over het bedrag waarmee jullie instemmen. (3) Schroom niet om ongevraagd advies te geven aan je bestuur over de kwaliteitsafspraken. Dit is na het instemmingsrecht het krachtigste middel dat je direct kunt inzetten. (4) Zowel voor het adviesrecht als het informatierecht geldt dat het bestuur verplicht is om te reageren, en om te beargumenteren waarom ze een advies van de centrale medezeggenschap niet opvolgt of gevraagde informatie niet verschaft. Houd het bestuur dus aan deze verplichtingen. (5) Per instelling heeft de Algemene Rekenkamer de voorinvesteringen uit de prestatieafspraken geëvalueerd. Je hebt als medezeggenschap recht om dit rapport in te zien. Vaak zijn deze voorinvesteringen leidraad voor de kwaliteitsafspraken. De evaluatie van de Algemene Rekenkamer daarom ook interessant zijn voor het proces van de kwaliteitsafspraken.