Terug naar het overzicht

Stappenplan procesplan

30 november 2018 door Stuurgroep kwaliteitsafspraken

Heeft jouw bestuur al een (eerste versie van een) procesplan voorgelegd? Dat is mooi! Onthoud, er moet wel altijd ruimte zijn voor feedback, kritiek of aanpassingen door jullie. Hieronder staan belangrijke zaken om rekening mee te houden voor het opstellen van een procesplan.

De volgende afspraken zijn gemaakt in het sectorakkoord over het procesplan van de kwaliteitsafspraken (let op, dit gaat dus alleen over het proces naar het definitieve plan):

  1. De medezeggenschap wordt op tijd in betrokken in het procesplan;
  2. De medezeggenschap heeft de gelegenheid om zelf ideeën in te brengen;
  3. Bestuur en medezeggenschap zorgen voor brede betrokkenheid van de gemeenschap van de universiteit of hogeschool;
  4. Bestuur en medezeggenschap spreken samen af welke andere bestuurlijke organen worden betrokken bij het proces.

- Werkgroep voor proces aanstellen

Het is mogelijk -en aan te raden- om een werkgroep in te stellen die het proces van de kwaliteitsafspraken in de gaten houdt. Deze kan bestaan uit bijvoorbeeld een beleidsmedewerker die veel van de kwaliteitsafspraken weet, een (oud)medezeggenschapsstudent en een bestuurslid. Het voordeel van zo'n werkgroep is dat zij meer overzicht hebben dan een (jaarlijks wisselende) medezeggenschapsraad. Mocht er informatie verloren gaan tijdens een overdracht over de kwaliteitsafspraken, is deze werkgroep altijd op de hoogte.

− Wie betrek je?

Het sectorakkoord stelt: "De horizontale dialoog binnen instellingen vormt de basis voor de kwaliteitsafspraken. Dit is een dialoog tussen studenten, docenten, relevante externe belanghebbenden (bedrijven, maatschappelijke organisaties, andere onderwijsinstellingen, regionale overheden), bestuurders, medezeggenschap en toezichthouders. Bestuur en medezeggenschap zorgen samen voor een brede betrokkenheid van de gemeenschap". Zorg dat je goed overlegt met je raad en bestuur wie deel uitmaken van deze horizontale dialoog. Denk daarnaast goed na over wie je wilt betrekken op welk moment van het proces.

I) Decentrale medezeggenschap

Als centrale medezeggenschapsraad hebben jullie vanuit het sectorakkoord het instemmingsrecht over de kwaliteitsafspraken. Jullie kunnen er echter ook voor kiezen om de financiering decentraal te verdelen: naar faculteiten of afdelingen binnen je instelling. Dit betekent wel dat het instemmingsrecht "meegaat" met het geld. Dit gebeurt als je de financiering zonder enige kaders decentraal doorspeelt. Je kunt ook als centrale raad ervoor kiezen om de financiering decentraal te verdelen, maar wel met bepaalde kaders. Dit kan bijvoorbeeld door een aantal bestedingsthema's in te vullen en mee te geven aan de decentrale medezeggenschap.

Probeer in ieder geval altijd dubbele instemming te voorkomen. Je kunt bijvoorbeeld ook de kwaliteitsafspraken laten terugkomen in formelere vergaderingen van decentrale medezeggenschap, zodat hun mening wel gedocumenteerd wordt. Het belangrijkste aspect hier is dat er duidelijke afspraken zijn en goede communicatie is.

II) Andere bestuurlijke organen

Hoger onderwijsinstellingen bestaan uit ontzettend veel bestuurlijke organen naast het centrale bestuur: denk hier bijvoorbeeld aan een faculteits- of opleidingsbestuur. Het is aan jullie om te overleggen met het bestuur of –en in welke vorm- jullie deze organen willen betrekken bij de kwaliteitsafspraken.

III) Externe partners

Wie zijn jullie relevante externe partners en wil je deze betrekken in vorm van een brainstorm of een officiële vergadering? Per onderwerp kun je andere partners betrekken: de ene partner is immers relevanter voor onderwerpen dan de ander. Denk bij externe partners aan bedrijven, maar ook aan de gemeente of een vereniging waar jullie mee samenwerken.

IV) Raad van Toezicht

Er is afgesproken dat de plannen na goedkeuring van de medezeggenschap worden voorgelegd ter goedkeuring aan de Raad van Toezicht. Zorg dat dit ook terugkomt in het procesplan.

- Verhouding voorinvesteringen en kwaliteitsafspraken

Instellingen hebben een paar jaar geleden al met hun medezeggenschap gepraat over het studiefinancieringsgeld. Alle hoger onderwijsinstellingen zouden in aanloop naar de kwaliteitsafspraken voorinvesteringen doen in onderwijskwaliteit. Jouw instelling heeft ook voorinvesteringen gedaan: vraag naar deze investeringen bij je bestuur! Het kan ook zijn dat het bestuur door de voorinvesteringen al kant-en-klare plannen heeft voor de kwaliteitsafspraken.

Continuïteit van beleid kan zeker verstandig zijn, echter betekenen de kwaliteitsafspraken ook zeker ruimte voor nieuwe ideeën. Het is belangrijk om te weten dat jullie dus nu in moeten stemmen met het geld van de kwaliteitsafspraken, het kan niet zo zijn dat jullie bestuur jullie geen instemmingsrecht meer geeft omdat er jaren geleden al lange termijn afspraken zijn gemaakt bij het doen van de voorinvesteringen.

- De toetsing

Het is enorm waardevol om met je bestuur of een medewerker te praten over de toetsing van de kwaliteitsafspraken. De NVAO zal alle instellingen drie keer toetsen, maar het is goed om te weten wanneer jouw instelling aan de beurt is en waar de NVAO op toetst. Zorg voor een duidelijke tijdlijn inclusief de toetsmomenten, maar bijvoorbeeld ook de jaarlijkse financiering. Het bedrag loopt namelijk jaarlijks op. De precieze bedragen per jaar zijn bij jouw instelling bekend. Neem dit op in het procesplan. Dit kan erg handig zijn voor de overdracht en geeft duidelijkheid over het bedrag waar jullie mee instemmen!

- Kwaliteitsafspraken zijn jaar overstijgend

De kwaliteitsafspraken voor 2019 worden dit jaar gemaakt. De afspraken zijn echter ook gekoppeld aan de meerjarenbegroting van je instelling. Zo schommelen jullie steeds tussen plannen maken voor één en meerdere jaren. Probeer hier duidelijke afspraken over te maken: ieder jaar komt er namelijk een aanzienlijk bedrag bij. Dit betekent ook ruimte voor eventuele nieuwe plannen van toekomstige medezeggenschap.

Het is daarom belangrijk om deze afspraken goed vast te leggen, hier kan een werkgroep ook handig voor zijn. Je kunt bijvoorbeeld afspraken maken over percentages die voor lange tijd worden vastgezet voor een bepaald doel en percentages van het bedrag die jaarlijks worden toegekend. Je kunt er ook voor kiezen deze percentages op te laten lopen of bijvoorbeeld jaarlijks een steeds groter bedrag toe te kennen aan de faculteiten. Zoals je ziet zijn er vele mogelijkheden, maak hier duidelijke afspraken over.

Nog meer vragen over het procesplan? Check procesplannen van andere instellingen op deze website!